مفهوم الأرشفة الالكترونية.

مفهوم الأرشفة الالكترونية.

الأرشفة الإلكترونية أو نظم السجلات الإلكترونية هي مسح الوثائق ومعالجتها وتخزينها في وسائط الكترونية وربط هذه الوسائط بقاعدة بيانات الفهرس والكشاف ، بما يسمح بالنفاذ مباشرة من الفهرس أو الكشاف الى صورة الوثيقة مباشرة كما تعرف الأرشفة الإلكترونية بأنها حفظ الوثائق  ومعالجتها فنيا في البيئة الإلكترونية

مفهوم الوثيقة الالكترونية

الوثيقة الالكترونية هي :تلك التي تنشأ و تدور وتحفظ من خلال تكنولوجيا الحاسب الآلي سواء أنشئت من خلال استخدام تطبيقات الحاسب مثل الوثائق التي تنتج من برنامج معالجة الكلمات( word processor)
أو تلك التي تم تحويلها من الشكل الأصلي (الورقي ٫رسومات٫خرائط….) إلى الشكل الرقمي بإستخدام أجهزة التصوير الرقمي .
مصطلح الحكومة الإلكترونية
عرفت الأمام المتحدة الحكومة الإلكترونية ( Electronic Government) بأنها “استخدم الإنترنت والشبكة العالمية لتقديم معلومات وخدمات الحكومة للمواطنيين” وعليه فالحكومة الالكترونية هي النسخة الإفتراضية عن الحكومة الحقيقية مع بيان إن الحكومة الإلكترونية تعيش محفوظة في الخوادم (server)  الخاصة بمراكز حفظ البيانات (Data Center) للشبكة العالمية الانترنت وتحاكي أعمال الحكومة التقليدية والتي تتواجد بشكل حقيقي و مادي في اجهزة الدولة .

مراحل تنفيذ الحكومة الإلكترونية

١- البنية التحتية للاتصالات
٢- التحول من الشكل التقليدي إلى الشكل الآلي.
٣- تعاون القطاعين العام و الخاص وإسهامهما في دعم التطبيقات المتعددة للحكومة الالكترونية.
٤-توفير المعلومات اللازمة.
نماذج الخدمة في الحكومة الإلكترونية
١-الخدمات المتبادلة بين الحكومة والعميل (الفرد الى الجمهور) وتعرف ب (G2C)
٢-الخدمات المتبادلة بين الحكومة و العمال (الشركات والمؤسسات التجارية)وتعرف ب (G2B)
٣-الخدمات المتبادلة بين مؤسسات الحكومة وبعضها البعض .وتعرف ب (G2G)
٤-الخدمات المتبادلة بين الحكومة وموظفيها .وتعرف ب (G2E)

مصطلح التوقيع الإلكترونية .

التوقيع الإلكتروني ( Digital Signature ) هو عبارة عن بيانات إلكترونية ، مدرجة في تعامل إلكتروني ، أو مضافة إليه ، أو مرتبطة به منطقية تستخدم لإثبات هوية الموقع وموافقته على التعامل الإلكتروني ، واكتشاف أي تعديل يطرأ على هذا التعامل بعد التوقيع . وعليه فإننا نستنتج أن التوقيع الإلكتروني عبارة عن ملف رقمي صغير مكون من بعض الحروف والأرقام والرموز الإلكترونية تصدر عن إحدى الجهات المتخصصة والمعترف بها حكوميا ودوليا ويطلق عليها الشهادة الرقمية ( Digital Certificate ) وتخزن فيها جميع معلومات الشخص و تاریخ ورقم الشهادة ومصدرها ، وعادة يسلم مع هذه الشهادة مفتاحان أحدهما عام والأخر خاص ، أما المفتاح العام وهو الذي ينشر في الدليل لكل الناس والمفتاح الخاص هو توقيعك الإلكتروني ويستخدم التوقيع الإلكتروني في تعاملات الحكومية الإلكترونية ، وكذلك التعاملات الإلكترونية التجارية عبر الشبكة العنكبوتية ( الإنترنت )،

الأرشفة الذاتية ( الإلكترونية ) :

هي إيداع نسخة مجانية من الوثائق الرقمية على الشبكة العنكبوتية الويب ( web ) لتوفير وصول حر لها . وعليه فإنه غالبا ما يستخدم هذا المصطلح للدلالة على الأرشفة الذاتية للمقالات وبحوث المؤتمرات المحكمة والرسائل العلمية في مستودع رقمي مؤسسي ، أو في تخصص موضوعي ما أو في آرشیف مفتوح بهدف توسيع نطاق الوصول والاستخدام ،

وسائط تخزين الأرشفة الذاتية ( الإلكترونية ) :

هناك العديد من وسائط التخزين تستخدم في حفظ وتخزين البيانات والمعلومات بواسطة الحاسب الآلي ، مثل ( الأقراص المضغوطة Compact disk أقراص DVD أقراص التخزين الخارجية USB الأقراص الصلبة ( HD ) .
كما يوجد أجهزة التخزين الشبكي المرتبطة بالشبكات ( Storage Attachiol Network ) وهي ببساطة أجهزة خارجية لتخزين الملفات يتم توصيلها بالشبكة المحلية لإتاحة الملفات الموجودة عليها لكل الأجهزة المتصلة بالشبكة ، وجهاز التخزين الشبكي هو جهاز حاسب متكامل ، يحتوي على معالج وذاكرة ومتحكم  للتخزين و بطاقة  للشبكة ومنافذ
خارجية وداخلية وغيرها ، وغالبا لا يحتوي على لوحة مفاتيح أو شاشة ، وهو مايسمى بالخادم (Server)
ويتم الاختيار بينها حسب العوامل التالية :
١- سرعة الوصول للبيانات المخزنة
۲- سعة التخزين
٣- طول عمر الوسيط
٤- قوة التحمل
٥- تعدد الاستخدام
٦- سهولة الحمل والتنقل
٧-التكلفة

مميزات وسلبيات الأرشفة الإلكترونية

١ – سرعة وسهولة و دقة البحث والاطلاع والطباعة
٢- توفير الحيز المكاني
٣- ربط أجزاء الجهاز الواحد مهما تباعدت.
٤- انتفاء البعد المكاني ،مما يتيح للاخرين الوصول للوثائق من أماكن متعددة وبعيدة
٥- سهولة مراقبة الوثائق والعمليات التي تتم عليها. ٦-توحيد إجراءات التعامل مع الوثائق .
٧- ارتفاع مستوى الأمن والسرية للوثائق .
٨- التقليل من مراجعة الدوائر الحكومية.
٩- أمن وسرية أكبر للمعلومات من خلال تحديد الصلاحيات للدخول والاطلاع على الوثائق والتعامل معها.

السلبيات

١- ارتفاع نسبة أمية الحاسب الالي لدى مجتمع الموظفين ۔
٢-ارتفاع تكاليف الاستعانة بخبراء تقنية المعلومات .
٣- قلة الوعي بمفاهيم وتطبيقات الأعمال الإلكترونية.
٤- عدم توافر الثقة في التعاملات الالكترونية.
٥-  مقاومة التغيير على مستوى (العاملين ٫الرؤساء٫ الأجهزة)
٦- تسارع تطور البرمجيات و الأجهزة المستخدمة في عملية الأرشفة الإلكترونية.
٧-  تحتاج لجهد وتكاليف أكبر بهدف تحقيق متابعة مستمرة وصارمة لتوفير أمن وسرية الوثائق و منع المخاطر التي تواجه الوثائق والمتمثلة في( فقدان المعلومات ، الكوارث الطبيعة و التسلل  و الدخلاء الفيروسات ، سرقة المعلومات)